Vedtatt av rektor den 19.09.2025 (arkivref. 25/02701-2).
Innledning
Nasjonalt vitenarkiv (NVA) er en felles nasjonal løsning for dokumentasjon, arkivering og tilgjengeliggjøring av forskningsresultater. Systemet inkluderer to moduler: en resultatmodul og en prosjektmodul.
Foreliggende rutine gjelder resultatmodulen som forvaltes av Universitetsbiblioteket. Resultatmodulen nyttes til registrering, åpen tilgjengeliggjøring og arkiv, samt rapportering av forskningsresultater. Vitenskapelige publikasjoner rapporteres årlig til overordnet departement (NVI-rapportering) iht. gjeldende rapporteringsinstruks.
Prosjektmodulen forvaltes av Forskningsadministrasjonen, og er utelatt fra denne rutinen.
Formål
Registrering av vitenskapelige publikasjoner i NVA skal sikre en mest mulig fullstendig oversikt over vitenskapelig publisering fra ansatte ved Nord universitet. Opplasting av fulltekst sikrer langtidsbevaring og åpen tilgang til (hovedsakelig) vitenskapelige publikasjoner, doktorgradsavhandlinger og masteroppgaver.
Kvalitetssikret rapport over vitenskapelige publikasjoner sendes til Kunnskapsdepartementet (KD). Rapportering og åpen arkivering av fulltekst bidrar til å gjøre vitenskapelig publisering ved Nord universitet synlig og tilgjengelig.
Vedtak og oppdatering
Rutine for registrering, tilgjengeliggjøring og rapportering av vitenskapelige publikasjoner vedtas av rektor etter tilrådning fra det sentrale forskningsutvalget (FU). Prorektor for forskning og utvikling har overordnet ansvar for registrering, tilgjengeliggjøring og rapportering av vitenskapelige publikasjoner. Universitetsbiblioteket har ansvar for å fremme forslag til oppdatering når det er påkrevd. Når det er nødvendig, for eksempel ved endrede tidsfrister / andre krav fra departementet, kan disse endres uten rektorvedtak. Fakultetene og de ansatte skal da informeres umiddelbart.
Omfang
Rutinen er begrenset til registrering, tilgjengeliggjøring/arkivering og rapportering av vitenskapelige publikasjoner i resultatmodulen. I tillegg omfatter rutinen tilgjengeliggjøring/arkivering av doktorgradsavhandlinger.
Definisjonen på vitenskapelig publisering er gitt i rapporteringsinstruksen (https://sikt.no/tjenester/nasjonalt-vitenarkiv-nva/hjelpeside-nva/nvi-rapporteringsinstruks):
En vitenskapelig publikasjon defineres gjennom fire kriterier, hvorav samtlige må være oppfylt. En vitenskapelig publikasjon må:
- presentere ny innsikt
- være i en form som gjør resultatene etterprøvbare eller anvendelig i ny forskning
- være i et språk og ha en distribusjon som gjør den tilgjengelig for de fleste forskere som kan ha interesse av den
- være i en publiseringskanal (tidsskrift, serie, bokutgiver, nettsted) med rutiner for ”fagfellevurdering”
Ansvarsfordeling, oppgaver og tidsfrister
Ansatte
- Ansatte må gjøre seg kjent med NVAs veiledninger for registrering av vitenskapelig publisering; se https://sikt.no/tjenester/nasjonalt-vitenarkiv-nva/hjelpeside-nva/brukerveiledninger-nva
- Forskere som krediterer Nord universitet i vitenskapelige publikasjoner skal registreres i NVA. Dette innebærer at personopplysninger (inkl. personnummer) lagres i systemet (se personvernerklæringen for NVA).
- Ansatte skal som hovedregel selv registrere all sin vitenskapelige publisering i NVA. Publikasjonene bør registreres fortløpende. Alle publikasjoner publisert i løpet av forutgående kalenderår skal være registrert senest 20. januar
- Ansatte skal laste opp fullteksten i riktig versjon i NVA i henhold til universitetets open access (OA)-policy og/eller finansiørers krav om tilgjengeliggjøring; se https://www.nord.no/sites/default/files/2023-08/Open-access-policy-og-rettighetspolitikk-for-Nord-universitet.pdf
- Alle rapporterte publikasjoner må kunne dokumenteres. Dersom tilstrekkelige opplysninger om publikasjonen ikke kan framskaffes, enten fra Universitetsbibliotekets samlinger eller pålitelige nettsteder, skal den ansatte levere ett eksemplar av monografi, antologi eller tidsskrift til Universitetsbiblioteket
- Ansatte må melde inn forslag til nye vitenskapelige publikasjonskanaler på nivå 1 som de har publisert i, til Direktoratet for høyere utdanning og kompetanse (HK-dir) innen 30. november; se https://kanalregister.hkdir.no/informasjonsartikler/forslag-til-niva-1
- Ansatte bør gjøre seg kjent med prosedyrer og frister for å foreslå publiseringskanaler til nivå 2; se https://kanalregister.hkdir.no/informasjonsartikler/nominera-til-niva-2
- Alle som disputerer ved Nord universitet skal registrere avhandlingen og laste opp fullteksten i NVA, i henhold til ph.d.-forskriften (§ 17-3)
Fakultetene
- Fakultetene har ansvar for at registrering og opplasting av fulltekst for vitenskapelige publikasjoner og doktorgradsavhandlinger er fullstendig
- Hvert fakultet skal ha en kontaktperson, som er brukerstøtte til forskere ved eget fakultetet rundt registrering av publikasjoner, samt hvordan laste opp fulltekst i NVA. Ansatte med vitenskapelig stillingskode importeres fra personalsystemet; de øvrige (f.eks. gjesteforskere eller studenter) må registreres av kontaktpersonen
- De ansatte og Universitetsbibliotekets rapporteringsteam skal informeres om hvem kontaktpersonen er
- Fakultetskontakten har ansvar for registrering og opplasting i tilfeller der forfattere har unnlatt å gjøre dette, eventuelt mangler tilgang til registreringssystemet
- Fakultetene skal ved behov bidra til kvalitetssikring av data før rapportering til Kunnskapsdepartementet
- Fakultetene har ansvar for å jevnlig kvalitetssikre personregistreringer i NVA, og å fjerne tilgang til tjenesten for personer som ikke lenger er tilknyttet Nord universitet
Universitetsbiblioteket (UB)
- UB er systemeier av NVA og har ansvar for at rutinen til enhver tid er oppdatert
- UB har teknisk ansvar for rapportering av vitenskapelig publisering til departementet
- UB ved rapporteringsteamet skal kvalitetssikre den årlige rapporteringen til departementet. Det innebærer å sikre at de registrerte vitenskapelige publikasjonene som er rapportert inn, faktisk foreligger, at bibliografiske data er korrekte, og at arbeidene oppfyller kriterier til vitenskapelig publisering. Ved tvil om hvorvidt kriteriene er oppfylt, behandles saken av Publiseringsutvalget
- UB ved rapporteringsteamet skal besvare henvendelser ang. NVI-rapportering. Rapporteringsteamet gir støtte til fakultetskontaktene ved behov
- UB ved OA-teamet skal gi brukerstøtte og veiledning til ansatte i spørsmål om åpen publisering og opplasting av fulltekst (f.eks. korrekt artikkelversjon, lisenser og embargo)
- UB ved OA-teamet har ansvar for rettighetsklarering av opplastede fulltekstdokument
- UB ved OA-teamet skal rapportere om registrerte poenggivende publikasjoner til FU, og i hvilken grad disse er gjort åpent tilgjengelig
- Fakultetene skal informeres om medlemmer i Universitetsbibliotekets OA- og rapporteringsteam
Publiseringsutvalget (PU)
Publiseringsutvalget behandler tvilsspørsmål/tvister vedrørende klassifisering av publikasjoner som vitenskapelige, forfatteradresser eller andre spørsmål som kan være gjenstand for diskusjon. Saker behandles fortløpende. Det innkalles til møter ved behov, men i forkant av frist for innmelding av tvistesaker. Vedtakene protokollføres, sekretærfunksjon for utvalget ivaretas av UB.
Publiseringsutvalget oppnevnes av Forskningsutvalget og har eget mandat (arkivref. 25/01778-2).
